El punto de partida
La empresa, un centro ferretero con un catálogo de miles de productos, una cartera amplia de clientes a crédito y flota propia, vende en mostrador y despacha a domicilio todos los días. Antes de este proyecto, el control se perdía en dos momentos.
En la venta. Cada vendedor podía bajar el precio de un artículo para cerrar una venta, y nadie se enteraba hasta ver el margen a fin de mes. Las ventas a crédito se aprobaban por teléfono o por WhatsApp, sin saber si el cliente ya había pasado su límite o si arrastraba facturas vencidas. Cuando algo salía mal, no quedaba rastro de quién había autorizado qué, ni por qué.
En la entrega. Qué salía en cada camión, qué entregó cada chofer y cuánto cobró se controlaba en papel y en hojas de cálculo. Al regresar el camión, cuadrar efectivo, cheques, tarjetas y transferencias contra las facturas tomaba horas, y las devoluciones, faltantes y reenvíos se resolvían de memoria. El inventario que viajaba en los camiones no se veía en ningún sistema.
La solución: un solo flujo en Odoo, de la cotización al cuadre del chofer
SOFTEJ desarrolló dos módulos a medida sobre Odoo 18 que trabajan juntos: uno valida cada orden de venta en precio, crédito y cobranza antes de que pueda confirmarse, y lleva cada excepción a la persona que debe aprobarla; el otro sigue cada conduce desde el almacén hasta el cuadre final del chofer.
Parte 1 · La venta: cada excepción comercial pasa por la persona correcta
1. Precio mínimo por producto
- Cada producto tiene su precio mínimo de venta, definido por la gerencia comercial.
- Si el vendedor escribe un precio por debajo, Odoo le avisa en el momento, en la misma línea de la cotización.
- La orden no se puede confirmar hasta que un administrador de ventas apruebe el precio; la aprobación deja escrito cada producto, el precio vendido y el mínimo.
2. Límite de crédito por cliente
- Cada cliente tiene su propio límite de crédito.
- Al vender a crédito, el sistema suma lo que el cliente ya debe más lo que está comprando y lo compara con su límite.
- El vendedor ve el desglose del saldo comprometido, así entiende por qué la orden necesita aprobación y puede explicárselo al cliente.
- Sólo Contabilidad puede autorizar una venta que pase el límite.
3. Facturas vencidas
- Si el cliente tiene facturas con más de 10 días de vencidas y saldo pendiente, la nueva venta a crédito queda retenida.
- Contabilidad ve la lista de facturas vencidas y decide si libera la orden.
- Las ventas de contado, en efectivo o con tarjeta no pasan por estas validaciones, para no frenar la venta en mostrador.
4. Aprobaciones rápidas y con trazabilidad
- Cada orden muestra un aviso claro con lo que falta por aprobar antes de confirmarla.
- El vendedor solicita la aprobación con un botón; el sistema crea una tarea para los aprobadores configurados de cada área.
- El aprobador resuelve todo en una sola pantalla: precio mínimo, crédito y vencidas, con una nota obligatoria.
- Al aprobar, la tarea se cierra sola y la autorización queda publicada en el historial de la orden: quién aprobó, qué aprobó, con qué números y por qué.
5. Roles y comisiones claros
- Tres roles separados: Vendedores, Administradores de Ventas y Contabilidad. Cada uno aprueba sólo lo que le corresponde.
- Los aprobadores de cada área se configuran desde los ajustes, sin tocar código.
- La factura conserva al vendedor que generó la cotización, para que la comisión llegue a quien hizo la venta.
Parte 2 · La entrega: el ciclo completo del despacho dentro de Odoo
6. Ventas preparadas para la entrega
- Cada cliente tiene su ruta y su dirección de entrega; la primera cotización pide confirmar el perfil para que ningún pedido salga sin datos completos.
- Entregas divididas: un mismo pedido puede generar varios conduces con rutas, fechas y direcciones distintas.
- Recargo automático por pago con tarjeta y reglas que impiden descuentos no autorizados en cobros contra entrega.
- Los cambios en el pedido se reflejan solos en las facturas y conduces en borrador.
7. Despachos por ruta
- Los conduces se agrupan por ruta en un despacho asignado a un chofer.
- El sistema genera una sola transferencia consolidada del almacén al camión; la mercancía en ruta queda registrada en una ubicación propia de cada chofer.
- Etapas claras: borrador, preparación, verificación, en ruta, recepción del chofer, auditoría y completado, cada una con su responsable.
- Conduces y hoja de ruta listos para imprimir al montar el camión.
8. Cuadre del chofer
- Por cada conduce se registra lo cobrado en efectivo, cheque, tarjeta, transferencia y notas de crédito.
- El despacho consolida los montos y muestra el balance de cada chofer, sin contar dos veces una factura repartida en varias entregas.
- Reporte de cuadre imprimible y permisos por rol: el chofer ve sólo sus despachos y sólo administración puede editar los montos.
9. Incidencias y devoluciones
- Siete tipos de incidencia (producto faltante, devolución interna o externa, faltante del chofer, mercancía no entregada, reenvío y anulación), cada uno con su propio flujo.
- Según el caso, el sistema crea el conduce de devolución, el reenvío o la factura al chofer, y todo pasa por auditoría antes de aplicarse.
- Asistente de devolución de pedidos que genera el conduce de retorno y la nota de crédito con su comprobante de origen, conforme a la normativa de la DGII.
- Vista del recorrido de la mercancía en cada pedido, para saber dónde está cada artículo en todo momento.
10. Supervisión y control
- Dashboard de despachos con el estado de la operación del día.
- Roles separados para logística, auditoría logística, recepción y administración.
- Registro de los sobrantes de mercancía y de las transferencias de almacén de cada despacho.
Los resultados
En la venta
- Cerca de 25,000 órdenes de venta confirmadas con estas validaciones desde su puesta en marcha en marzo de 2026.
- Más del 90% de las ventas se confirma sin intervención: sólo las excepciones llegan a un aprobador.
- Más de 2,100 excepciones aprobadas con nota y responsable: cerca de 600 por precio mínimo, casi 500 por límite de crédito y más de 1,600 por facturas vencidas.
- Más de 4,600 productos con precio mínimo definido y más de 770 clientes con límite de crédito propio.
- Márgenes protegidos y menos riesgo de cobro: Contabilidad decide antes de vender, no después de facturar.
En la entrega
- Más de 2,300 despachos completados y más de 23,000 conduces entregados y cuadrados en Odoo desde marzo de 2026.
- Cuadre de choferes en minutos: cada peso cobrado queda ligado a su factura y a su conduce.
- Inventario visible también en ruta: la empresa sabe qué mercancía va en cada camión.
- Devoluciones, reenvíos y faltantes con trazabilidad completa y auditoría antes de afectar inventario o cuentas por cobrar.
- Notas de crédito correctas a la primera, con su comprobante de origen.
Dudas frecuentes antes de dar el paso
Estas son las preguntas que más escuchamos de empresas con una operación parecida, respondidas con lo que pasó en este proyecto.
«Si pongo controles a los precios y al crédito, se me va a frenar la venta.»
Más del 90% de las cerca de 25,000 órdenes se confirmó sin que nadie tuviera que aprobar nada. Las ventas de contado, en efectivo o con tarjeta no pasan por las validaciones, y cuando una orden sí necesita aprobación, el aprobador resuelve precio, crédito y vencidas en una sola pantalla.
«Mi operación es muy particular; Odoo no se va a adaptar.»
Los módulos se construyeron sobre la forma en que la empresa ya trabajaba: rutas por cliente, entregas divididas, recargo por tarjeta, siete tipos de incidencia y su propia secuencia de auditoría. No se cambió el proceso para que cupiera en el software.
«Mis vendedores y choferes no van a usar un sistema.»
Cada rol ve sólo lo que le toca: el chofer, sus despachos; el vendedor, un aviso claro de lo que falta y por qué. Desde marzo de 2026 se han entregado y cuadrado más de 23,000 conduces dentro de Odoo.
«¿Y si mañana quiero cambiar las reglas o quién aprueba?»
Los precios mínimos, los límites de crédito por cliente y los aprobadores de cada área se cambian desde la configuración de Odoo, sin tocar código ni llamar a un programador.
«¿Las devoluciones y notas de crédito cumplen con la DGII?»
Sí. El asistente de devolución genera el conduce de retorno y la nota de crédito con su comprobante de origen, y cada devolución pasa por auditoría antes de afectar el inventario o las cuentas por cobrar.
«Si otro aprueba la venta, ¿a quién le toca la comisión?»
Al vendedor que hizo la cotización. La factura lo conserva aunque la aprobación la dé un administrador de ventas o Contabilidad.
Conclusión
Este proyecto demuestra que dar control no significa frenar la operación. Odoo deja pasar sola la venta normal, detiene sólo lo que necesita una segunda mirada y sigue la mercancía y el dinero hasta que el chofer cuadra. En lugar de adaptar la empresa al software, SOFTEJ adaptó Odoo a la forma en que la empresa vende, despacha y cobra cada día.
¿Tus vendedores dan descuentos o crédito sin control, o despachas con choferes propios? Contáctanos en info@softej.com o llámanos al +1 (809) 671-5588.