El punto de partida
El centro manejaba su agenda, la recepción de pacientes, los historiales clínicos y la relación con las aseguradoras (ARS) en hojas de Excel y papel. Cada paciente pasaba por varias áreas en una misma visita (recepción, consulta, terapia), y nadie tenía una vista clara de quién esperaba, dónde y desde cuándo. Los expedientes se perdían, las sesiones pagadas se controlaban a mano y preparar un informe para la aseguradora tomaba demasiado tiempo.
La solución: una sola plataforma para todo el recorrido del paciente
SOFTEJ diseñó y construyó un software a medida, integrado con Odoo, que cubre la operación completa del centro, de punta a punta.
1. Agenda de citas
- Calendario por día y por mes, con vistas separadas para consultas y servicios de terapia.
- Asistente para agendar: búsqueda del paciente por cédula, elección del médico, procedimiento y horario disponible.
- Citas recurrentes para planes de terapia (hasta 30 sesiones de una vez).
- Reagendamiento y estados de la cita (agendada, confirmada, presente, atendida), con validación por código del técnico.
2. Llegada y gestión de colas
- Kiosco de autoservicio: el paciente se identifica con su cédula, ve sus citas del día y recibe su número impreso.
- Pantallas en sala de espera que anuncian cada llamado con voz y sonido, y muestran contenido en video entre llamados.
- Estaciones de atención por área: llamar al siguiente, volver a llamar, atender a varios pacientes a la vez y transferirlos a la siguiente área de su recorrido.
- Todo se actualiza en tiempo real en todos los equipos, sin recargar.
3. Expediente clínico digital
- Historia clínica por paciente: antecedentes personales y familiares, consultas, indicaciones y evoluciones en una línea de tiempo.
- El médico abre el expediente directamente desde su estación de consulta, sin cambiar de pantalla.
- Borradores que se guardan solos mientras el médico escribe, para que nada se pierda.
- Fichas médicas con el diagnóstico y los servicios indicados, con su cantidad de sesiones.
4. Control de sesiones y aseguradoras
- Control de asistencia por servicio: cada sesión queda registrada con fecha, factura asociada y las firmas del paciente y del médico.
- Las sesiones pagadas por adelantado se asignan automáticamente al publicar la factura.
- Informe médico para ARS generado desde la consulta y descargable en PDF, listo para la aseguradora.
5. Supervisión y operación
- Dashboard de colas con los indicadores del día: llegadas por hora, tiempos de espera y ocupación por área.
- Modo supervisión para que el administrador vea y gestione cualquier estación.
- Accesos por rol, desbloqueo del menú con credenciales del personal y actualización remota de todos los equipos con un clic.
Los resultados
- Cero papel: agenda, expedientes, sesiones e informes viven en un solo sistema.
- Una recepción ordenada: el paciente llega, se registra solo y sabe cuándo le toca.
- Visibilidad total de la operación: la dirección ve en tiempo real dónde se acumula la espera.
- Médicos más enfocados en el paciente, con toda su historia a un clic.
- Sesiones y firmas controladas, e informes para ARS en minutos en lugar de horas.
Dudas frecuentes antes de dar el paso
Estas son las preguntas que más escuchamos de centros de salud, respondidas con lo que pasó en este proyecto.
«Mis pacientes no son tecnológicos; no van a usar un kiosco.»
El kiosco sólo pide la cédula: el paciente ve sus citas del día y recibe su número impreso. Después sólo tiene que esperar a que la pantalla lo llame con voz y sonido.
«A los médicos no les gusta escribir en la computadora, y si algo falla se pierde la consulta.»
El médico abre el expediente desde su misma estación de consulta, sin cambiar de pantalla, y lo que escribe se guarda solo como borrador mientras trabaja.
«Las ARS piden sus propios informes y soportes.»
El informe médico para la ARS se genera desde la consulta y se descarga en PDF, y cada sesión queda con su fecha, su factura y las firmas del paciente y del médico. Lo que antes tomaba horas ahora toma minutos.
«¿Quién puede ver los expedientes de mis pacientes?»
Sólo quien debe: los accesos son por rol y el menú de cada equipo se desbloquea con las credenciales del personal.
«Un software a medida es difícil de mantener.»
La plataforma está integrada con Odoo, y todos los equipos del centro (kiosco, pantallas y estaciones) se actualizan de forma remota con un clic.
Conclusión
Este proyecto demuestra que un centro de salud puede digitalizar toda su operación sin adaptarse a un software genérico: el sistema se construyó alrededor de cómo trabaja el centro.
¿Tu centro todavía maneja citas y expedientes en papel? Contáctanos en info@softej.com o llámanos al +1 (809) 671-5588.