El punto de partida
La empresa, un distribuidor mayorista de piezas de aire acondicionado automotriz —compresores, condensadores, evaporadores, válvulas y miles de repuestos más—, vende a talleres de A/C y a tiendas de repuestos desde cuatro almacenes: uno principal que abastece a tres sucursales. Antes de este proyecto tenía tres problemas.
El catálogo. Odoo no sabía a qué vehículo le servía cada pieza: cuando un cliente llamaba pidiendo «el compresor de un CR-V 2020» o dictaba el número de la pieza vieja, el vendedor tenía que buscarlo en los catálogos de los proveedores, uno por uno. Y no había forma de que un cliente consultara el catálogo o hiciera un pedido por su cuenta.
La base de datos. Durante la puesta en marcha se habían agregado a mano cerca de 80 campos y 25 automatizaciones directamente en producción, sin control de versiones ni pruebas.
Los traslados. Cuando a una sucursal le faltaba una pieza, la pedía por teléfono o por WhatsApp; el almacén principal la preparaba y se la entregaba a un mensajero. En Odoo, cada lado hacía su propio documento sin relación entre ellos. Si el principal despachaba menos de lo pedido, o agregaba otra pieza, la sucursal validaba lo que había pedido y no lo que llegó, y el inventario quedaba descuadrado. Mientras la mercancía iba en el carro del mensajero, no estaba en ningún almacén.
La solución: un catálogo de autopartes dentro de Odoo, una tienda construida sobre él y traslados con responsable
SOFTEJ desarrolló un conjunto de módulos a medida sobre Odoo 18 que convierte el producto de Odoo en una ficha de autoparte completa, la llena automáticamente desde el catálogo del proveedor, la lleva a una tienda en línea pensada para la venta entre negocios y controla cada pieza que se mueve entre almacenes.
Parte 1 · Catálogo y venta
1. Catálogo de autopartes
- Compatibilidad vehicular por pieza: marca, modelo, rango de años, motores, versión, posición y número OEM. Una sola línea cubre todas las motorizaciones de un mismo año-modelo.
- Referencias cruzadas: los números de otras marcas y de la agencia que equivalen a cada pieza. «04465-12610», «0446512610» y «04465 12610» llegan a la misma pieza.
- Ficha técnica comparable: los atributos se definen por categoría, así que todos los compresores tienen los mismos campos, más su plano acotado.
- Importador masivo que da de alta marcas, modelos y motores al vuelo, no duplica filas y devuelve el número de línea de cada error.
2. Búsqueda por vehículo en la cotización
- Desde la orden de venta, el vendedor elige marca → año → modelo → motor y ve las piezas compatibles con su existencia por almacén.
- Cada elección estrecha la siguiente: nunca se llega a una búsqueda vacía.
- El número de la pieza vieja se escribe directo en la línea de la cotización y Odoo encuentra la equivalente.
3. Sincronización con el catálogo del proveedor
- Cada producto se busca automáticamente en el catálogo público del proveedor principal y se cargan su compatibilidad, sus referencias cruzadas y su ficha técnica, traducida al español.
- Las compatibilidades se agrupan en rangos: 54 filas del proveedor para un compresor quedan en dos líneas legibles.
- Si un número coincide con varias piezas, el sistema no adivina: lo marca para revisión manual.
- Lo cargado a mano nunca se pisa al volver a sincronizar.
4. Tienda en línea B2B
- Filtro por vehículo en cascada encima de la tienda, con buscador en cada lista y versión móvil, que convive con categorías, precios y orden, y genera un enlace que se puede compartir.
- Búsqueda por número cruzado en la caja de búsqueda de la tienda.
- En la ficha del producto: vehículos compatibles, referencias cruzadas y especificaciones, cargadas bajo demanda para que la página siga siendo rápida.
- Registro de clientes con los datos del negocio: nombre comercial, propietario, teléfono, dirección y si es taller o tienda de repuestos.
- Diseño de la tienda empaquetado en un módulo: portada, categorías con fotos, páginas institucionales y app instalable en el teléfono.
5. Cierre del pedido: a crédito o por WhatsApp
- Pago «A crédito» para clientes con límite asignado, con las mismas validaciones de límite y facturas vencidas que ya controlan la venta en mostrador.
- Si el cliente está en regla, el pedido se confirma solo; si no, queda en espera y Contabilidad recibe la solicitud de aprobación en la misma bandeja de siempre.
- Cuando el cliente no tiene un método de pago disponible, el pedido pasa a un vendedor por WhatsApp con el pedido ya escrito y una tarea de seguimiento.
6. Una base de datos ordenada
- Los cerca de 80 campos y 25 automatizaciones creados a mano en producción se pasaron a código versionado y con pruebas: descuentos autorizados, notas de crédito, marcas, clasificación ABC-XYZ, envíos y tablero de tránsito.
- Migración en dos fases que copia los datos antes de borrar nada, para poder volver atrás si algo falla.
Parte 2 · Traslados entre sucursales con mensajero
7. Jerarquía de almacenes
- Cada sucursal sabe de qué almacén se abastece, a partir de las rutas de reabastecimiento que ya existían en Odoo.
- Las solicitudes sólo pueden salir de una sucursal hacia su almacén padre: nadie pide mercancía al almacén equivocado.
8. Solicitud desde la sucursal
- La sucursal arma su pedido y lo envía con un botón; Odoo crea automáticamente el documento de despacho en el almacén que la abastece.
- Los dos documentos quedan enlazados bajo un traslado entre almacenes que muestra el estado combinado: solicitado, en espera, en tránsito, completado o cancelado.
- Cada paso deja su registro en el historial de ambos documentos, para saber quién pidió, quién despachó y quién recibió.
9. Despacho con mensajero
- Cada mensajero tiene su perfil en Odoo y su propia ubicación de tránsito: la mercancía que lleva queda registrada a su nombre hasta que la entrega.
- Un traslado entre almacenes no se puede validar sin mensajero asignado, venga de la pantalla, de un asistente, de una importación o de una integración.
- Las reubicaciones entre estantes de un mismo almacén quedan exentas, y el reabastecimiento automático de Odoo sigue funcionando sin intervención.
10. Recepción con lo que realmente llegó
- Al despachar, Odoo copia a la solicitud las cantidades reales que salieron: ajusta lo despachado de menos, quita lo que no se envió y agrega las piezas que el almacén principal sumó.
- La sucursal confirma la llegada del mensajero y encuentra las cantidades ya cargadas: sólo tiene que validar.
- El ajuste se repite al recibir, así que también se corrigen los traslados que ya iban en camino.
11. Controles que impiden saltarse pasos
- Una solicitud sólo se puede validar cuando el almacén de origen la despachó, el mensajero salió y la sucursal confirmó la recepción. Antes de eso, el botón de validar no aparece y el servidor lo rechaza.
- El estado de la solicitud se calcula a partir de esos hechos, no de lo que alguien escribió: editar una línea ya no devuelve el documento a borrador.
- Cada usuario sólo puede modificar los documentos de los almacenes que tiene asignados.
Los resultados
En el catálogo y la tienda
- Cerca de 4,000 productos con su compatibilidad vehicular cargada: más de 57,000 líneas de compatibilidad sobre 226 marcas y más de 5,300 modelos de vehículo.
- Casi 100,000 referencias cruzadas: el cliente encuentra la pieza con el número que traiga.
- Más de 18,000 atributos de ficha técnica, comparables entre piezas de la misma categoría.
- Cerca de 3,000 productos completados automáticamente desde el catálogo del proveedor, sin digitación manual.
- Más de 4,600 productos publicados en la tienda, buscables por vehículo y por número de parte.
- Una base de datos sin personalizaciones sueltas: todo lo agregado durante la implementación vive en módulos versionados.
En los traslados
- Más de 700 traslados con mensajero validados en Odoo en lo que va de 2026, con el responsable de cada uno registrado.
- Más de 220 traslados entre almacenes completados con solicitud y despacho enlazados, y casi 3,900 líneas de producto movidas entre sucursales con trazabilidad completa.
- 11 mensajeros con su propia ubicación de tránsito: la empresa sabe qué mercancía va en camino y en manos de quién.
- Se acabaron los negativos de inventario provocados por despachos parciales, y ningún traslado se cierra antes de que la mercancía salga y llegue.
Dudas frecuentes antes de dar el paso
Estas son las preguntas que más escuchamos de distribuidores de repuestos, respondidas con lo que pasó en este proyecto.
«Cargar a qué vehículo le sirve cada pieza es un trabajo imposible.»
No se hizo a mano. Cerca de 3,000 productos se completaron solos desde el catálogo del proveedor, y el importador masivo cargó el resto. Hoy hay más de 57,000 líneas de compatibilidad y casi 100,000 referencias cruzadas.
«Para autopartes necesito un sistema especializado aparte de Odoo.»
Todo vive en Odoo: el mismo catálogo alimenta la cotización del vendedor, la tienda en línea y el inventario por almacén. No hay un segundo sistema que mantener ni integraciones que se desincronicen.
«Vender a crédito en línea es abrirle la puerta a clientes morosos.»
La tienda aplica las mismas validaciones de límite de crédito y facturas vencidas que la venta en mostrador. Si el cliente no está en regla, el pedido queda en espera hasta que Contabilidad lo apruebe.
«Mis clientes compran por WhatsApp, no en una tienda en línea.»
La tienda no les quita el WhatsApp: si el cliente no tiene un método de pago disponible, su pedido llega a un vendedor por WhatsApp ya escrito, con una tarea de seguimiento. El cliente arma el pedido solo y el vendedor lo cierra.
«Ya tenemos Odoo con muchos cambios hechos; ¿hay que empezar de cero?»
No. Los cerca de 80 campos y 25 automatizaciones que existían se pasaron a código versionado y con pruebas, con una migración en dos fases que copia los datos antes de borrar nada.
«Si sincronizo con el proveedor, voy a perder lo que corregimos a mano.»
Lo cargado a mano nunca se pisa al volver a sincronizar, y cuando un número coincide con varias piezas el sistema no adivina: lo deja marcado para revisión.
«Más controles en los traslados van a poner lentas a las sucursales.»
Al contrario: la sucursal encuentra las cantidades reales ya cargadas y sólo tiene que validar, y el reabastecimiento automático de Odoo sigue funcionando sin intervención. Más de 700 traslados con mensajero se han validado así en 2026.
Conclusión
Este proyecto demuestra que Odoo puede ser un catálogo de autopartes serio y, a la vez, controlar cada pieza que se mueve entre sucursales. En lugar de comprar un sistema de autopartes aparte o cambiar la forma en que la empresa se abastece, SOFTEJ adaptó Odoo a la forma en que el distribuidor vende y mueve su mercancía, y construyó la tienda sobre los mismos datos.
¿Vendes autopartes con el catálogo en hojas de cálculo, o mueves mercancía entre sucursales? Contáctanos en info@softej.com o llámanos al +1 (809) 671-5588.