El punto de partida
La empresa es una distribuidora que vende a clientes en distintas zonas del país con una fuerza de ventas organizada por territorio. Cada día salen del almacén decenas de conduces, y el reto estaba en tres lugares.
En el almacén. Los conduces se preparaban uno por uno. Recibir mercancía y contar inventario dependía de listas impresas que después había que digitar.
En los documentos. Facturas y conduces se imprimían por separado y se podían reimprimir sin control, con el riesgo de que un mismo documento saliera dos veces.
En la rentabilidad comercial. Los gastos de los vendedores no se podían ver por zona ni por encargado, así que no había forma de saber cuánto costaba atender cada territorio.
La solución: almacén con PDA y zonas comerciales como centros de costo en Odoo
SOFTEJ implementó Odoo con contabilidad, inventario y nómina dominicana, y desarrolló sobre esa base un flujo de almacén con dispositivos móviles y un modelo comercial por zonas.
Parte 1 · El almacén
1. Despacho en olas
- Los conduces de una misma zona se agrupan y se preparan juntos, en lugar de uno por uno.
- La factura queda ligada a su conduce y se imprime desde Operaciones al momento de despachar.
2. PDA en las tres operaciones del almacén
- Despachos: el preparador escanea lo que va saliendo y el sistema valida contra el conduce.
- Recepciones: la mercancía que llega se escanea contra la orden de compra.
- Conteos de inventario: el conteo se registra directamente en el dispositivo, sin hojas que digitar después.
3. Control de impresiones
- Cada impresión de conduce y de factura queda registrada.
- Las reimpresiones se controlan, para que un documento no circule dos veces sin que nadie lo sepa.
Parte 2 · La fuerza de ventas
4. Zonas de venta con encargado
- Cada zona tiene sus vendedores, y cada grupo de vendedores tiene un encargado.
- Los gastos de un vendedor se cargan a su zona y también a su encargado, funcionando como un centro de costos.
- La gerencia compara ventas y gastos por territorio y por equipo.
Parte 3 · La base
5. Contabilidad, inventario y nómina dominicana
- Plan de cuentas base para República Dominicana, impuestos, retenciones y Reportes DGII (606, 607, 608, 609).
- Inventario con entradas, salidas y ajustes conectado a la contabilidad.
- Nómina con las buenas prácticas dominicanas (TSS, ISR, regalía) en el mismo sistema.
Los resultados
- Preparación por olas: el almacén arma los pedidos de una zona en una sola pasada.
- Recepciones, despachos y conteos capturados en el momento con PDA, sin redigitar.
- Factura y conduce salen juntos y cada impresión queda trazada.
- Costo comercial visible por zona y por encargado, no sólo por vendedor.
- Almacén, ventas, nómina y contabilidad en un mismo Odoo.
Dudas frecuentes antes de dar el paso
Estas son las preguntas que más escuchamos de distribuidoras con una operación parecida, respondidas con lo que pasó en este proyecto.
«¿Necesito un WMS aparte para usar PDA?»
No. Despachos, recepciones y conteos con PDA trabajan directamente sobre el inventario de Odoo, el mismo que usan ventas y contabilidad.
«Mis vendedores tienen gastos que no sé a dónde cargar.»
Cada gasto se carga a la zona del vendedor y a su encargado, así se ve cuánto cuesta atender cada territorio.
«Se me imprimen facturas y conduces duplicados.»
Cada impresión queda registrada y las reimpresiones se controlan.
Conclusión
En distribución, el margen se gana o se pierde entre el almacén y la calle. Este proyecto llevó las PDA a las tres operaciones del almacén, agrupó los despachos por zona y convirtió cada territorio comercial en un centro de costos, todo dentro de Odoo.
¿Tu almacén todavía prepara conduces uno a uno o cuenta inventario en papel? Contáctanos en info@softej.com o llámanos al +1 (809) 671-5588.