El punto de partida
La empresa, un centro de salud con un equipo de entre veinte y treinta colaboradores entre personal médico, técnico y administrativo, paga su nómina cada quincena. En República Dominicana eso significa calcular, para cada empleado y cada período, las retenciones y aportes a la Seguridad Social (AFP, SFS y Seguro de Riesgos Laborales), la contribución a INFOTEP, el Impuesto Sobre la Renta con su escala y su exención, las horas extras, las novedades del período y, cada diciembre, la regalía pascual.
Hacer todo eso en hojas de cálculo tiene dos riesgos: un error en una fórmula se repite en todos los recibos, y la nómina queda separada de la contabilidad, de modo que alguien tiene que volver a digitar los totales para registrar el gasto y las cuentas por pagar a la TSS y a la DGII.
La solución: la nómina dominicana dentro de Odoo
SOFTEJ implementó su módulo de nómina con localización dominicana sobre el mismo Odoo donde la empresa lleva su contabilidad. Cada regla salarial sigue la normativa vigente, y la nómina y la contabilidad quedan conectadas desde el primer recibo.
1. Seguridad Social calculada por empleado
- Retención al trabajador de AFP y SFS, y contribución del empleador a AFP, SFS y Seguro de Riesgos Laborales (SRL), en cada recibo.
- Contribución a INFOTEP calculada automáticamente.
- Topes y porcentajes configurables: cuando cambia la normativa, se actualiza el parámetro y no el código.
2. ISR correcto aunque se pague por quincena
- El sistema lleva un cómputo acumulativo de salarios del mes, para que el ISR se calcule sobre el salario cotizable real y no sobre una quincena aislada.
- Sólo se retiene a quien supera la exención anual; los demás recibos quedan sin retención, sin intervención manual.
3. Horas extras y novedades
- Regla de horas extras integrada al cálculo de la quincena.
- Novedades de períodos anteriores arrastradas al recibo que corresponde, para que ningún ajuste se pierda entre una quincena y otra.
4. Regalía pascual (doble sueldo)
- La regalía se calcula con la regla propia del doble sueldo, a partir de lo que cada empleado devengó en el año.
- Se procesa en la misma nómina, con su propio concepto en el recibo.
5. Nómina por lotes y contabilidad automática
- Cada quincena se procesa como un lote: se generan todos los recibos, se revisan y se confirman juntos.
- Cada recibo confirmado crea su asiento contable: gasto de nómina, retenciones y obligaciones con la TSS y la DGII quedan registradas sin digitar.
- Historial completo por empleado: cualquier recibo de cualquier quincena se consulta en segundos.
Los resultados
- Nómina en Odoo de forma ininterrumpida desde noviembre de 2021.
- Más de 2,180 recibos de nómina confirmados en 118 lotes quincenales.
- 59 colaboradores han pasado por la nómina en el historial, con entre 23 y 30 empleados activos cada año.
- El 100% de los recibos confirmados tiene su asiento contable generado automáticamente.
- Más de 900 recibos con retención de ISR calculada sobre el salario acumulado del mes.
- 108 cálculos de regalía pascual procesados dentro del sistema a lo largo de cinco diciembres.
Dudas frecuentes antes de dar el paso
Estas son las preguntas que más escuchamos de empresas que quieren sacar la nómina de Excel, respondidas con lo que pasó en este proyecto.
«¿Y cuando cambien los topes o los porcentajes de la TSS?»
Los topes y porcentajes son parámetros de configuración, no código: se actualizan desde Odoo y la siguiente quincena ya se calcula con los nuevos valores.
«Pago quincenal; el ISR siempre me da diferente.»
El sistema acumula lo devengado en el mes y calcula el ISR sobre ese salario cotizable, así la retención de la segunda quincena corrige la de la primera.
«Mi contador igual tiene que registrar la nómina a mano.»
No. Cada uno de los más de 2,180 recibos confirmados generó su asiento contable al momento de confirmarse.
«¿La regalía también la calcula?»
Sí. La regalía pascual tiene su propia regla y se procesa en la nómina de diciembre, con su concepto separado en el recibo.
Conclusión
Una nómina dominicana bien configurada no es un proyecto que se termina: es una operación que debe salir bien cada quince días durante años. Este centro de salud lleva cinco años y más de 2,180 recibos demostrando que, cuando la nómina vive en el mismo sistema que la contabilidad, cada quincena es un proceso de revisar y confirmar, no de recalcular.
¿Todavía calculas la nómina en Excel o la registras a mano en contabilidad? Contáctanos en info@softej.com o llámanos al +1 (809) 671-5588.