El punto de partida
La empresa, un centro oftalmológico con consultas, procedimientos y quirófano propio, atiende a pacientes privados y a pacientes de más de quince aseguradoras (ARS). Cada cirugía —una catarata, un pterigión, un estrabismo, una vitrectomía— lleva decenas de partidas: honorarios, uso de equipos, medicamentos y material quirúrgico. Lo que se cotizaba antes de operar y lo que realmente se usaba en el quirófano casi nunca coincidían, y cuadrarlo dependía de hojas en papel que viajaban entre enfermería, farmacia y facturación. Cada aseguradora tiene sus propios precios y su propio formato de reclamación, y un error en cualquiera de los dos terminaba en una glosa.
La solución: la cirugía completa, de la cotización a la factura, dentro de Odoo
SOFTEJ implementó Odoo 17 con un conjunto de módulos médicos a medida que siguen al paciente desde que se cotiza su procedimiento hasta que su cuenta se cierra, se audita y se factura a la aseguradora con comprobante fiscal electrónico.
1. Cotización con la aseguradora desde el inicio
- Cada orden registra si el paciente es asegurado o privado, su ARS, su número de afiliación, el número de autorización y el médico que lo refirió.
- Precios por aseguradora y por procedimiento: el sistema aplica el precio que corresponde a la ARS del paciente.
- El porcentaje de cobertura calcula solo cuánto paga la aseguradora y cuál es la diferencia del paciente, con totales por categoría antes de descuentos.
- Datos de admisión en la misma orden: diagnóstico, ojo a operar (OD, OI o ambos), contacto de emergencia y notas de coordinación.
- Pagos anticipados aplicados a la orden y precios de venta bloqueados para quien no tiene permiso de cambiarlos.
2. Paquetes quirúrgicos
- Cada tipo de cirugía tiene su paquete: facoemulsificación, faco con goniotomía, resección de pterigión, estrabismo, corrección de ptosis, vitrectomía anterior y decenas más.
- Al elegir el paquete, la cotización se llena con todos los procedimientos, equipos, medicamentos e insumos que esa cirugía lleva.
3. Confirmación de quirófano
- Cuando la cirugía se programa, Odoo crea la confirmación de quirófano a partir de la cotización, con los datos del paciente, su aseguradora, el ojo a operar y los procedimientos por médico.
- El equipo de quirófano registra la cantidad real de cada insumo junto a la cotizada, y marca lo que es reuso.
- Hora de inicio y fin del procedimiento, presión arterial, glucemia, toma de biopsia y nota del cirujano.
- Cada línea agregada, cambiada o eliminada queda escrita en el historial: quién, cuándo y de qué cantidad a cuál.
4. Lista de verificación de seguridad quirúrgica
- Basada en la lista de verificación de seguridad de la cirugía de la OMS, en sus tres momentos: entrada, pausa quirúrgica y salida.
- Entrada: identidad, sitio, procedimiento y consentimiento confirmados, sitio marcado, anestesia y pulsioxímetro listos, alergias y riesgos revisados.
- Pausa: equipo presentado, asepsia y profilaxis confirmadas, pasos críticos revisados por cirujano, anestesia y enfermería.
- Salida: procedimiento confirmado, recuento de instrumentos, gasas y agujas, muestras etiquetadas y plan de recuperación revisado.
5. Auditoría médica y cierre de cuenta
- Auditoría médica revisa cada confirmación y deja su nota; el sistema registra quién la auditó y cuándo.
- La cuenta se cierra sólo cuando la confirmación de quirófano y la cotización coinciden en productos y cantidades; el cierre queda publicado en el historial.
- Sólo los usuarios de auditoría pueden corregir una confirmación ya cerrada, y la corrección también queda registrada.
6. Facturación a aseguradoras y comprobantes electrónicos
- Facturación electrónica (ECF/DGII) integrada: e-CF de consumo para el paciente, de crédito fiscal para las ARS privadas y gubernamental cuando corresponde.
- Ajustes de e-CF propios de un centro médico, para que la parte de la aseguradora y la del paciente salgan correctas.
- Reclamación exportada en la plantilla de cada aseguradora, por período, ligada a la factura que se le emite.
- Reportes por médico y por médico referidor, y reportes DGII (606, 607, 608, 609) desde la misma base de datos.
Los resultados
- Más de 16,600 órdenes de servicio confirmadas en Odoo en lo que va de 2026; cerca del 70% de pacientes asegurados.
- Cada una de las más de 11,500 órdenes aseguradas tiene registrado su número de autorización.
- Cerca de 1,340 precios definidos por aseguradora y procedimiento.
- 830 cirugías cerradas con confirmación de quirófano, checklist de seguridad y auditoría médica desde mayo de 2026: unas 170 al mes.
- Más de 43,000 líneas de procedimientos, medicamentos e insumos confirmadas una por una contra lo cotizado.
- Más de 11,000 comprobantes fiscales electrónicos emitidos.
- Más de 2,400 líneas de reclamación generadas en el formato de cada aseguradora, sin volver a digitarlas.
Dudas frecuentes antes de dar el paso
Estas son las preguntas que más escuchamos de clínicas y centros quirúrgicos, respondidas con lo que pasó en este proyecto.
«En el quirófano no hay tiempo para estar registrando en un sistema.»
La confirmación llega ya llena desde la cotización y el paquete quirúrgico. El equipo sólo ajusta la cantidad real de lo que cambió. Así se han confirmado más de 43,000 líneas en 830 cirugías.
«Las ARS nos glosan por precios o por falta de autorización.»
Cada orden asegurada lleva su número de autorización, el precio sale de la tabla de esa aseguradora para ese procedimiento y la reclamación se exporta en el formato que cada ARS pide.
«¿Cómo sé que lo que facturo es lo que realmente se usó?»
La cuenta no se cierra hasta que la confirmación de quirófano y la cotización coinciden en productos y cantidades, y auditoría médica revisa cada caso. Todo cambio queda en el historial con nombre, fecha y cantidades.
«La lista de verificación de seguridad se llena en papel y se pierde.»
Vive dentro de la confirmación de cada cirugía, con los tres momentos de la lista de la OMS: entrada, pausa y salida. Cada cirugía cerrada tiene su checklist junto a sus signos vitales y su nota del cirujano.
«Odoo es para empresas comerciales, no para un centro médico.»
Aquí Odoo maneja pacientes, médicos, aseguradoras, coberturas, quirófano y auditoría, además de contabilidad, inventario, nómina y facturación electrónica, todo en una sola base de datos.
«Si se cierra una cuenta con un error, ya no hay forma de corregirla.»
Sí la hay, pero sólo para auditoría médica: puede corregir una confirmación ya cerrada, y la corrección queda registrada como cualquier otro cambio.
Conclusión
Este proyecto demuestra que Odoo puede llevar la operación de un centro quirúrgico con el rigor que exigen el paciente y la aseguradora: cada cirugía sabe quién la autorizó, qué se usó, quién lo revisó y cómo se facturó. En lugar de adaptar el centro al software, SOFTEJ adaptó Odoo a la forma en que el centro opera, audita y cobra.
¿Tu clínica todavía cuadra las cirugías en papel? Contáctanos en info@softej.com o llámanos al +1 (809) 671-5588.