Contexto y Desafíos
La empresa de terapia física especializada en la columna y en el tratamiento de lesiones enfrentaba serios desafíos operativos debido a su dependencia de procesos manuales y el uso intensivo de Excel para la gestión de su negocio. Desde la administración de citas, hasta la documentación de consentimiento y la relación con las aseguradoras, cada paso en el flujo de trabajo era una fuente de ineficiencia, errores y duplicación de esfuerzos. Las áreas más críticas que enfrentaban problemas incluían:
- Agenda de citas: Las consultas y terapias, como las de láser y estiramientos, se organizaban en hojas de Excel. El sistema carecía de la capacidad de alertas automatizadas y de visibilidad en tiempo real, lo que generaba sobrecarga de trabajo para el personal administrativo y problemas de coordinación.
- Documentación de consentimientos: Los consentimientos para el uso de máquinas y las terapias específicas se gestionaban con documentos físicos, lo que resultaba en riesgos de pérdida de información y un control limitado sobre la correcta firma de los consentimientos por parte de los pacientes.
- Historial clínico físico: Cada paciente tenía un expediente físico que debía ser actualizado a mano tras cada consulta o terapia, complicando el acceso rápido a la información médica crítica.
- Control de terapias de fisiatría: Durante el tratamiento, los pacientes debían someterse a controles frecuentes que también requerían ser firmados manualmente en cada sesión. La falta de integración y seguimiento digitalizado ralentizaba el proceso y dificultaba el monitoreo del progreso del paciente.
- Relación con aseguradoras: La empresa tenía grandes dificultades para gestionar y procesar la documentación para las aseguradoras, lo que resultaba en demoras en los pagos y mayor carga administrativa para el personal.
Solución Desarrollada
Se implementó una solución de software a medida que abordó todos los puntos críticos del flujo de trabajo de la empresa, permitiendo una digitalización y automatización total de los procesos. El proyecto incluyó:
- Agenda de citas digitalizada: Se desarrolló un sistema de gestión de citas integrado que permitió organizar y visualizar todas las interacciones entre los pacientes y el equipo médico. Este sistema incluía recordatorios automatizados, tanto para los pacientes como para los terapeutas, lo que mejoró la coordinación y redujo los errores y olvidos. Los pacientes ahora podían reprogramar o cancelar citas a través de una plataforma online, aliviando la carga del personal de recepción.
- Consentimientos electrónicos: Los documentos de consentimiento para el uso de las máquinas y la aceptación de riesgos ahora se generan y firman digitalmente. Esto garantizaba que cada paciente recibiera y firmara electrónicamente los documentos necesarios antes de sus sesiones, manteniendo una copia accesible en su perfil digital. Se eliminó la necesidad de almacenamiento físico de estos documentos, mejorando la organización y el control.
- Historial clínico digital: Se creó un expediente clínico digital para cada paciente, al que podían acceder tanto los terapeutas como el personal administrativo. Esto facilitaba el acceso rápido a la información crítica de cada paciente, permitiendo un seguimiento más preciso de su progreso y facilitando la continuidad en los tratamientos.
- Controles de fisiatría digitalizados: El software integró controles para las terapias de fisiatría, permitiendo que los terapeutas firmaran electrónicamente cada vez que el paciente completaba una sesión dentro de su plan de tratamiento. Esto permitió un seguimiento más riguroso del cumplimiento del tratamiento, asegurando que cada sesión se registrara adecuadamente y minimizando el riesgo de errores o falta de seguimiento.
- Integración con las máquinas de terapia: Se conectaron las máquinas de terapia directamente con el sistema, permitiendo un monitoreo y registro automático de las sesiones de terapia. Los datos de las máquinas se incorporaban directamente al historial del paciente, lo que permitía un análisis más preciso de la evolución de los tratamientos.
- Automatización del flujo con aseguradoras: Uno de los puntos más significativos de la transformación fue la digitalización completa del proceso de gestión con las aseguradoras. La nueva solución permitía generar y enviar automáticamente la documentación requerida para los reembolsos, eliminando errores en el papeleo y reduciendo significativamente los tiempos de espera para los pagos. Este cambio liberó tiempo del personal administrativo y mejoró el flujo de caja de la empresa.
Resultados y Beneficios
Tras la implementación del software personalizado, la empresa experimentó mejoras notables en todos sus procesos operativos. Los beneficios más destacados fueron:
- Eficiencia operativa: Al eliminar la dependencia de procesos manuales y reducir la duplicación de esfuerzos, el personal administrativo pudo dedicar más tiempo a actividades de mayor valor. Se redujeron los errores humanos y se mejoró la coordinación entre los diferentes departamentos.
- Mejora en la experiencia del paciente: Los pacientes ahora disfrutan de una experiencia más fluida, con la capacidad de gestionar sus citas en línea y firmar consentimientos de manera digital. Además, el acceso rápido al historial clínico permite un servicio más personalizado y ágil durante las consultas.
- Cumplimiento y seguridad: El uso de consentimientos electrónicos y el almacenamiento digital de la información mejoraron significativamente el control de los documentos. Además, la empresa ahora cuenta con un sistema que garantiza la firma adecuada y el seguimiento de los controles de fisiatría, asegurando el cumplimiento de las normativas y reduciendo el riesgo de litigios.
- Reducción de tiempos con aseguradoras: El proceso de reembolso de las aseguradoras, que anteriormente era una de las principales fuentes de frustración, fue completamente optimizado. Ahora se procesa de manera rápida y precisa, lo que mejora la relación con las aseguradoras y garantiza pagos más rápidos.
Conclusión
La implementación de este software personalizado marcó un antes y un después en la operativa de la empresa. Cada proceso fue cuidadosamente analizado y automatizado, lo que permitió a la empresa de terapia física no solo mejorar su eficiencia interna, sino también ofrecer un mejor servicio a sus pacientes. Al incorporar tecnología en su día a día, lograron posicionarse como un referente en el sector, destacando por su innovación y capacidad de adaptación.